안녕하세요 불꽃 아빠입니다. 어제는 회사에서 일상적으로 사용되는 각종 용어들에 대해서 알아 봤습니다. 오늘은 회사에서 사용되는 일반적인 문서들의 종류에 대해서 포스팅을 해보겠습니다.
우선 크게 세 종류의 문서로 나누어서 설명을 드리겠습니다. 첫번째로는 기본 문서 입니다.
- 품의서 : 어떤 업무를 진행하기에 앞서서 상위 결재권자에게 사안 승인을 요청하는 문서입니다. 내부 구매 관련 승인, 업무 집행, 생산 진행, 지출 집행에 대한 승인 등이 이에 해당이 됩니다.
- 기안문 : 품의서 보다 좀 더 포괄적인 의미로 사용되는 문서입니다. 특정 안건에 대해서 결재권자의 의사결정까지 요하는 문서입니다. 담당자는 해당 요청건에 대해서 좀 더 상세한 내용과 진행 이후 예상되는 상황까지 기술을 하여 결재를 받아야 합니다.
두번째로는 실제 자금의 흐름에 관련된 문서 입니다. 즉, 돈에 관련된 문서입니다.
- 전표 : 회사의 자금 지출이나 거래 내용을 기록한 문서입니다. 돈이 들어온 내역, 돈이 나간 내역등을 상시로 적은 기록물이라고 보시면 됩니다. 예를 들어서 자금 담당부서내에서 "전표 처리가 되었다" 라는 말이 들리면 제대로 매출이 기록되어 지고 있다라고 보시면 됩니다.
- 지출결의서 : 회사 운영과정에서 발생되는 수익과 지출을 관리하고 올바른 자금 집행을 위한 문서로써 지출이 예상되는 내용을 사전에 계획하여 상위 결재권자들에게 승인을 요청할 때 사용하는 문서 입니다.
세번째로는 특정 상황에 대한 설명을 해야 될 경우의 문서 입니다. 썩 좋은 일로 사용되는 문서들은 아닙니다.
- 경위서 : 말 그대로 어떤 일이 발생한 상황에 대해 기술하는 문서입니다. 주관적인 관점은 완전히 배제하고 객관적이고 중립적인 입장에서 발생한 상황에 대해 정확한 사실만을 올려야 합니다. 주로 업무상의 사고 발생시에 작성을 하게 됩니다.
- 사유서 : 담당자 자신이 어떤 업무를 다하지 못하거나, 본인과 관련된 어떤 잘못된 일이 발생했을때 발생 사유를 자세하게 기술하는 문서 입니다. 예를 들면 지각이나 조퇴, 결근 그리고 본인에게 기한이 있는 업무 실행을 다 하지 못했을때에 해명해야 되는 내용 등이 되겠습니다.
이외에도 여러 종류의 문서들이 있습니다만 위의 문서들만 알고 있어도 회사 생활하는데는 지장이 없을 거라고 생각됩니다. 저도 지금 회사에서는 품의서, 지출결의서 두 개만 올려본것 같습니다.
예전에는 모든 문서들을 일일이 인쇄를 해서 담당 사인을 넣고 계속 그 상위 결재권자에게 직접가서 결재를 받아야 했습니다. 보통 드라마에서 담당자가 상위 결재권자에게 결재 받으러 갔다가 결재판으로 얻어 맞는 장면처럼 말이죠.
하지만, 요즘 왠만한 회사에서는 전자 결재 시스템을 통해서 결재를 진행하고 있습니다. 그래서 수정사항이나 추가 요청 사항등도 의견을 달아서 승인/반려 를 해서 서로 얼굴 붉혀가면서 결재 진행하는 일은 많이 줄었다고 합니다.
어제와 오늘 회사 용어 미리 알기 를 통해서 조금이나마 일상적인 용어들을 알아보았습니다. 일을 배우다 보면 어느새 일상의 언어가 되는 용어들이니 몰라서 어떻하나 라는 걱정은 접어두시고 회사 생활 잘하시기 바랍니다.
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